Prima di descrivere il modulo Document Management delle smart application di Omnia, è necessario chiarire tre termini (dematerializzazione, digitalizzazione, trasformazione digitale): i quali sono spesso confusi e comportano gravi errori delle imprese nella scelta del software.

In primis, dematerializzazione significa creare una versione digitale (bits e bytes) di oggetti fisici ed analogici come documenti cartacei, microfilm, immagini, fotografie, suoni ed altro.

• Processo di dematerializzazione: Significa trasferire un processo in formato digitale riproducendolo così come è (AS-IS) oppure migliorando ciò che già era stato realizzato per ottimizzarlo. Spesso, le aziende dichiarano di essere digitalizzate (mentre sono solo nel processo di dematerializzazione) avendo ridotto o eliminato il 100% della carta e avendo sostituito i processi manuali con modelli digitali sotto l’annotazione BPMN – Business Process Model& Notation – e che sono in grado di automatizzare i processi manuali con l’uso di altri software verticali. Questa dematerializzazione è un buon inizio, ma non si tratta né di un processo di digitalizzazione né tantomeno di una trasformazione digitale.

• Processo di digitalizzazione: Quando i processi vengono digitalizzati, significa che si introducono tecnologie digitali per la gestione di tutti i dati digitali (per esempio: dati dematerializzati e dati nativamente digitale) in modo da trasformare i processi (non semplicemente dematerializzati) in processi più efficienti, più produttivi e più redditizi generando così una maggiore soddisfazione del cliente nell’esperienza fisica e digitale con l’azienda. Pertanto, la digitalizzazione permette l’uso dell’informazione digitale per ottimizzare i risultati aziendali e per creare nuove entrate, nuove esperienze del cliente e ottimizzare i costi, offrendo così un alto valore nell’applicare le tecnologie digitali.

• Trasformazione Digitale: Si tratta di agire in maniera differente creando nuovi modelli di business utilizzando tecnologie digitali. Non si tratta solo di automatizzare o di inserire la tecnologia in un processo già esistente (digitalizzazione) per ottimizzare l’attuale catena del valore ma di spingersi oltre cambiandola, modificando il modello di business e sicuramente creando una nuova filiera di prodotti e servizi (determinata dall’applicazione o dall’integrazione delle tecnologie digitali nei prodotti o servizi prima della trasformazione) che porta ad un modo nuovo e migliore di fornire valore ai clienti. Questi ultimi avranno bisogno di una modernizzazione, di una razionalizzazione e di una semplificazione degli attuali processi di business, nonché la creazione di nuovi processi strategici, necessari per il nuovo modello di business rimodellato.