Document Management2019-01-31T15:11:55+00:00

Document
Management.

E’ un sistema Multiuser che consente alle organizzazioni
di snellire i processi aziendali.

Document Management.

E’ un sistema Multiuser che consente alle organizzazioni
di snellire i processi aziendali.

Prima di descrivere il modulo Document Management delle smart application di Omnia, è necessario chiarire tre termini (dematerializzazione, digitalizzazione, trasformazione digitale): i quali sono spesso confusi e comportano gravi errori delle imprese nella scelta del software.

In primis, dematerializzazione significa creare una versione digitale (bits e bytes) di oggetti fisici ed analogici come documenti cartacei, microfilm, immagini, fotografie, suoni ed altro.

Omnia Document Management interface in devices
Omnia Document Management interface in devices

Prima di descrivere il modulo Document Management delle smart application di Omnia, è necessario chiarire tre termini (dematerializzazione, digitalizzazione, trasformazione digitale): i quali sono spesso confusi e comportano gravi errori delle imprese nella scelta del software.

In primis, dematerializzazione significa creare una versione digitale (bits e bytes) di oggetti fisici ed analogici come documenti cartacei, microfilm, immagini, fotografie, suoni ed altro.

Process diagram
  • Processo di dematerializzazione: Significa trasferire un processo in formato digitale riproducendolo così come è (AS-IS) oppure migliorando ciò che già era stato realizzato per ottimizzarlo. Spesso, le aziende dichiarano di essere digitalizzate (mentre sono solo nel processo di dematerializzazione) avendo ridotto o eliminato il 100% della carta e avendo sostituito i processi manuali con modelli digitali sotto l’annotazione BPMN – Business Process Model& Notation – e che sono in grado di automatizzare i processi manuali con l’uso di altri software verticali. Questa dematerializzazione è un buon inizio, ma non si tratta né di un processo di digitalizzazione né tantomeno di una trasformazione digitale.
Process diagram
  • Processo di dematerializzazione: Significa trasferire un processo in formato digitale riproducendolo così come è (AS-IS) oppure migliorando ciò che già era stato realizzato per ottimizzarlo. Spesso, le aziende dichiarano di essere digitalizzate (mentre sono solo nel processo di dematerializzazione) avendo ridotto o eliminato il 100% della carta e avendo sostituito i processi manuali con modelli digitali sotto l’annotazione BPMN – Business Process Model& Notation – e che sono in grado di automatizzare i processi manuali con l’uso di altri software verticali. Questa dematerializzazione è un buon inizio, ma non si tratta né di un processo di digitalizzazione né tantomeno di una trasformazione digitale.
  • Processo di digitalizzazione: Quando i processi vengono digitalizzati, significa che si introducono tecnologie digitali per la gestione di tutti i dati digitali (per esempio: dati dematerializzati e dati nativamente digitale) in modo da trasformare i processi (non semplicemente dematerializzati) in processi più efficienti, più produttivi e più redditizi generando così una maggiore soddisfazione del cliente nell’esperienza fisica e digitale con l’azienda. Pertanto, la digitalizzazione permette l’uso dell’informazione digitale per ottimizzare i risultati aziendali e per creare nuove entrate, nuove esperienze del cliente e ottimizzare i costi, offrendo così un alto valore nell’applicare le tecnologie digitali.
Woman writing technology words
Woman writing technology words
  • Processo di digitalizzazione: Quando i processi vengono digitalizzati, significa che si introducono tecnologie digitali per la gestione di tutti i dati digitali (per esempio: dati dematerializzati e dati nativamente digitale) in modo da trasformare i processi (non semplicemente dematerializzati) in processi più efficienti, più produttivi e più redditizi generando così una maggiore soddisfazione del cliente nell’esperienza fisica e digitale con l’azienda. Pertanto, la digitalizzazione permette l’uso dell’informazione digitale per ottimizzare i risultati aziendali e per creare nuove entrate, nuove esperienze del cliente e ottimizzare i costi, offrendo così un alto valore nell’applicare le tecnologie digitali.
Woman looking at digital screen around her head
  • Trasformazione Digitale: Si tratta di agire in maniera differente creando nuovi modelli di business utilizzando tecnologie digitali. Non si tratta solo di automatizzare o di inserire la tecnologia in un processo già esistente (digitalizzazione) per ottimizzare l’attuale catena del valore ma di spingersi oltre cambiandola, modificando il modello di business e sicuramente creando una nuova filiera di prodotti e servizi (determinata dall’applicazione o dall’integrazione delle tecnologie digitali nei prodotti o servizi prima della trasformazione) che porta ad un modo nuovo e migliore di fornire valore ai clienti. Questi ultimi avranno bisogno di una modernizzazione, di una razionalizzazione e di una semplificazione degli attuali processi di business, nonché la creazione di nuovi processi strategici, necessari per il nuovo modello di business rimodellato.
Woman looking at digital screen around her head
  • Trasformazione Digitale: Si tratta di agire in maniera differente creando nuovi modelli di business utilizzando tecnologie digitali. Non si tratta solo di automatizzare o di inserire la tecnologia in un processo già esistente (digitalizzazione) per ottimizzare l’attuale catena del valore ma di spingersi oltre cambiandola, modificando il modello di business e sicuramente creando una nuova filiera di prodotti e servizi (determinata dall’applicazione o dall’integrazione delle tecnologie digitali nei prodotti o servizi prima della trasformazione) che porta ad un modo nuovo e migliore di fornire valore ai clienti. Questi ultimi avranno bisogno di una modernizzazione, di una razionalizzazione e di una semplificazione degli attuali processi di business, nonché la creazione di nuovi processi strategici, necessari per il nuovo modello di business rimodellato.

Il modulo Document Management delle Smart Application di Omnia rivoluziona l’approccio usuale dei software usati attualmente nelle aziende. Difatti, queste applicazioni si concentrano solo sulla gestione dei documenti e del contenuto, così, con il supporto di un BPM, le applicazioni possono al massimo dematerializzare i processi. Le due fasi precedenti non sono più una scelta per l’azienda in quanto sono indispensabili per non essere vittima dei concorrenti ma piuttosto per diventare protagonista del mercato. Il modulo Document Management di Omnia, d’altra parte, con il suo BPM e con il supporto della piattaforma OMNIA, può aiutare le aziende a diventare realmente digitali ed abilitarle alla trasformazione digitale.

Il modulo Document Management delle Smart Application OMNIA ha le seguenti caratteristiche:

Omnia Document Management features

Queste caratteristiche sono consolidate dalle forti peculiarità delle applicazioni della piattaforma OMNIA che, sinergicamente, consentono alle imprese non solo di dematerializzare carta e documenti ma di diventare una vera azienda digitale che è in grado di incorporare la nuova tecnologia nei processi e di utilizzare i dati in modo funzionale agli obiettivi di business. Il modulo Document Management di OMNIA gestisce pertanto i documenti, ma dal momento che è stato implementato sulla piattaforma OMNIA può supportare dati e processi al fine di consentire alle aziende di realizzare applicazioni per i documenti basate sugli obiettivi del loro business e sull’esperienza che meglio si adatta all’utente di riferimento. Tale modulo non è soltanto incentrato sui documenti, come tutti gli altri software di questo tipo, ma anche incentrato sui dati in modo da permettere l’uso dei dati digitali per ottimizzare i risultati di business e creare nuovi ricavi, nuovi clienti, aumentare la produttività dei dipendenti e ridurre i costi.

Il modulo Document Management delle Smart Application OMNIA può essere il punto di partenza per costruire applicazioni incentrate sui dati e sui documenti, multicanali, che siano completamente rispondenti ai bisogni del business ed essere competitivi.

Qualche esempio di soluzioni già disponibile basate sul modulo Document Management delle Smart Application OMNIA sono:

  • Gestione di eForms
  • Cartelline del personale
  • Note spese

Richiedi una Call.